Nota fiscal eletrônica: o que é e como emitir
Você sabe o que é a nota fiscal eletrônica e para que é utilizada? Esse documento é essencial para o transporte de mercadorias. Ou seja: ele faz parte do cotidiano das empresas de comércio exterior.
A nota fiscal hoje é emitida de forma totalmente digital. Antes de entrar em vigor, o despachante precisava registrá-la de forma manual – uma tarefa repetitiva e que era suscetível a erros. Agora, o processo é mais fácil.
Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, você vai saber o que é a nota fiscal eletrônica, quais são suas vantagens e o que é o DANFE. Siga com a leitura e confira!
O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é um documento que funciona como registro fiscal para a validação de operações de transporte de produtos e mercadorias. É também ela que serve como referência para o recolhimento de impostos sobre as mercadorias que estão sendo transportadas.
Resumindo, é um recibo online que contém várias informações fiscais importantes em relação à mercadoria. A validade jurídica da nota fiscal eletrônica é feita por meio da assinatura digital do remetente.
O principal objetivo da nota fiscal eletrônica é, a partir da eliminação do papel, permitir que o documento seja tramitado entre o emissor, o comprador e os órgãos públicos.
A utilização do documento nas transações comerciais é obrigatória para evitar a sonegação fiscal, e a nota pode ser utilizada por empresas de todos os portes e segmentos. A NF-e faz parte de um projeto adotado pelo governo: o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Vantagens da nota fiscal eletrônica
Desde sua criação, a nota fiscal eletrônica trouxe diferentes benefícios para empresas de comércio exterior. Conheça alguns deles:
Redução de custos de impressão
A principal vantagem da nota fiscal eletrônica para as empresas é a redução dos custos relacionados à impressão do documento, que passa a ser emitido digitalmente. Custos com aquisição de papel, portanto, ficam restritos ao DANFE, um documento auxiliar da NF-e, sobre o qual falaremos adiante.
Armazenamento digital
Armazenar o documento em espaços físicos da empresa também deixa de ser necessário, já que os arquivos são mantidos virtualmente. E isso faz toda a diferença para uma empresa de comércio exterior, que precisa emitir um número elevado de notas fiscais por mês.
Facilidade para resgatar informações
Como os documentos ficam arquivados digitalmente, se for preciso apresentar uma nota já emitida ao Fisco, é mais fácil ter acesso a ela. Assim, quando o profissional for resgatar informações, pode realizar a tarefa sem gastar seu tempo procurando por um papel específico em arquivos físicos na empresa.
Integração de dados
Não é novidade que as empresas de comércio exterior lidam com muitos processos, documentos e dados. Por isso, geralmente, utilizam softwares que facilitam as atividades diárias. A nota fiscal eletrônica permite que as informações documentadas possam ser integradas ao sistema de gestão da empresa.
Assim, a integração de dados é feita com mais facilidade, e os profissionais têm maior controle sobre as informações de seus processos e clientes.
Como emitir a NF-e
Como já mencionamos, empresas de todos os portes podem emitir nota fiscal eletrônica. No entanto, as regras de emissão para alguns tipos de negócios, como Simples Nacional e Microempreendedor Individual (MEI) podem ser diferentes, variando devido ao tratamento tributário.
Portanto, o primeiro passo é verificar com o contador essas informações para emitir as notas corretamente. Após ter conferido as exigências legais, é necessário cumprir três requisitos:
- Possuir o certificado digital da Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- Estar credenciado como emissor de nota fiscal eletrônica na Secretaria da Fazendo da região de sua empresa;
- Possuir certificação digital informando o CNPJ da empresa do contribuinte.
Existem, no mercado, várias soluções para emitir nota fiscal eletrônica. Um dos benefícios de utilizar um software é que, geralmente, eles permitem fazer a integração da emissão das notas ao sistema de gestão logística da empresa.
Dessa forma, todas as informações ficam organizadas, e tarefas que poderiam tirar muito tempo do profissional podem ser automatizadas.
O que é DANFE e como funciona
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE, é um complemento da nota fiscal eletrônica. O documento consiste em uma versão simplificada em papel da NF-e, reunindo suas principais informações.
Esse documento é fundamental para qualquer operação de transporte de mercadorias.
Sua principal função é facilitar a consulta aos dados da nota fiscal quando a carga que está sendo transportada é fiscalizada. Assim, no DANFE, existe um código de barras que direciona a sua autenticação para a nota de forma mais simplificada, por meio de uma pesquisa na internet.
Como esse documento é necessário durante o transporte de cargas, a ausência do DANFE na versão impressa é considerada uma atividade irregular.
Embora o DANFE complemente a nota fiscal, ele não a substitui. Entre as informações contidas no documento, estão a natureza da operação, a transportadora, a placa do veículo, a descrição dos itens transportados e informações de data e hora de saída das mercadorias.
Se você ainda tem dúvidas em relação à documentação necessária para o comércio exterior, entre em contato com a Brasportsul. Somos um despachante aduaneiro com experiência de mercado e podemos lhe auxiliar em todos os processos de importação e exportação.
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